CREAR GRÁFICO BÁSICO.

En la mayoría de los gráficos, como los gráficos de columnas y los gráficos de barras, puede representar gráficamente los datos que están organizados en las filas o columnas de una hoja de cálculo. Sin embargo, algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición de datos específica.

1. En la hoja de cálculo, organice los datos que desea trazar en un gráfico.
   Los datos pueden estar organizados en filas o columnas: Excel determina automáticamente el mejor modo de trazar los datos en el gráfico. Algunos tipos de gráfico (como el gráfico circular o el gráfico de burbujas) requieren una disposición de datos específica, como se describe en la tabla siguiente.

Para este tipo de gráfico	Organice los datos
Gráfico de columnas, barras, líneas, área, superficie o radial	En columnas o filas, de la siguiente manera: Lorem Ipsum 1 2 3 4 O: Lorem 1 3 Ipsum 2 4
Gráfico circular o de anillos	Si hay una sola serie de datos, en una columna o fila de datos y una columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera: A 1 B 2 C 3 O: A A C 1 2 3 Si son varias series de datos, en varias columnas o filas de datos y una columna o fila de etiquetas de datos, de la siguiente manera: A 1 2 B 3 4 C 5 6 O: A A C 1 2 3 4 5 6
Gráfico de burbujas o XY (de dispersión)	En columnas, con valores del eje X en la primera columna y valores del eje Y correspondientes y valores de tamaños de burbuja en las columnas adyacentes, como por ejemplo: X S Tamaño de la burbuja 1 2 3 4 5 6
Gráfico de cotizaciones	En columnas o filas en el orden siguiente, utilizando nombres o fechas como etiquetas: valores máximos, valores mínimos y valores de cierre Como: Fecha Máximo Mínimo Cierre 1/1/2002 46,125 42 44,063 O: Fecha 1/1/2002 Máximo 46,125 Mínimo 42 Cierre 44,063

1. Seleccione las celdas que contienen los datos que desea utilizar en el gráfico.
   SUGERENCIA: Si selecciona únicamente una celda, Excel traza automáticamente en un gráfico todas las celdas adyacentes a esa celda que contienen datos. Si las celdas que desea trazar en un gráfico no están en un intervalo continuo, puede seleccionar celdas o rangos no adyacentes siempre que la selección forme un rectángulo. También puede ocultar las filas o las columnas que no desee trazar en el gráfico.
   Procedimiento para seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

   Para seleccionar	Realice este procedimiento
   Una celda	Haga clic en la celda o use las teclas de dirección para ir a la celda.
   Un rango de celdas	Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o bien mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección. También puede seleccionar la primera celda del rango y, a continuación, presionar F8 para extender la selección mediante las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar F8.
   Un rango de celdas grande	Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para que se vea la última celda.
   Todas las celdas de una hoja de cálculo	Haga clic en el botón Seleccionar todo. Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar CTRL+E. Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona la región actual. Si presiona CTRL+E por segunda vez, se selecciona la hoja de cálculo completa.
   Celdas o rangos de celdas no adyacentes	Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla CTRL mientras selecciona las demás celdas o rangos. También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, a continuación, presionar MAYÚS+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para detener la adición de celdas o rangos a la selección, vuelva a presionar MAYÚS+F8. No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.
   Una fila o columna completa	Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna. 1. Encabezado de la fila 2. Encabezado de la columna También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna si selecciona la primera celda y, a continuación, presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas). Si la fila o columna contiene datos, CTRL+MAYÚS+FLECHA selecciona la fila o columna hasta la última celda utilizada. Si presiona CTRL+MAYÚS+FLECHA por segunda vez, se selecciona la fila o columna completa.
   Filas o columnas adyacentes	Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna. O bien, seleccione la primera fila o columna, y mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.
   Filas o columnas no adyacentes	Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección, y mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los encabezados de columna o fila de otras filas o columnas que desee agregar a la selección.
   La primera o la última celda de una fila o columna	Seleccione una celda de la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).
   La primera o la última celda de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel	Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel. Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.
   Celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha)	Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).
   Celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo	Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.
   Más o menos celdas que la selección activa	Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

   SUGERENCIA: Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Gráficos, siga uno de los procedimientos siguientes:
   • Haga clic en el tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en el subtipo de gráfico que desea utilizar.
   • Para ver todos los tipos de gráficos disponibles, haga clic en un tipo de gráfico y, a continuación, haga clic en Todos los tipos de gráficos para mostrar el cuadro de diálogo Insertar gráfico, haga clic en las flechas para desplazarse por todos los tipos de gráfico y subtipos de gráfico disponibles y, a continuación, haga clic en los que desee usar.
     
     SUGERENCIA: Cuando sitúe el puntero del mouse sobre cualquier tipo o subtipo de gráfico, aparecerá la información en pantalla con el nombre del tipo de gráfico. Para obtener más información sobre los tipos de gráfico que puede usar, vea Tipos de gráficos disponibles.
3. De forma predeterminada, el gráfico se coloca en la hoja de cálculo como un gráfico incrustado. Si desea colocar el gráfico en una hoja de gráfico independiente, puede cambiar su ubicación mediante el procedimiento siguiente.
   1. Haga clic en el gráfico incrustado para seleccionarlo.
      De este modo se muestran las Herramientas de gráficos y se agregan las pestañas Diseño, Presentación y Formato.
   2. En la pestaña Diseño, en el grupo Ubicación, haga clic en Mover gráfico.
      
   3. En Seleccione dónde desea colocar el gráfico, siga uno de los procedimientos siguientes:
      • Para mostrar el gráfico en una hoja de gráfico, haga clic en Hoja nueva.
        Si desea reemplazar el nombre sugerido para el gráfico, puede escribir un nombre nuevo en el cuadro Hoja nueva.
      • Para mostrar el gráfico como un gráfico incrustado en una hoja de cálculo, haga clic en Objeto en y, a continuación, haga clic en una hoja de cálculo en el cuadro Objeto en.
4. Excel asigna automáticamente un nombre al gráfico, por ejemplo Gráfico1 si es el primer gráfico que haya creado en la hoja de cálculo. Para cambiar el nombre del gráfico, haga lo siguiente:
   1. Haga clic en el gráfico.
   2. En la pestaña Presentación, en el grupo Propiedades, haga clic en el cuadro de texto Nombre de gráfico.
      Si es necesario, haga clic en el icono Propiedades del grupo Propiedades para expandir el grupo.
   3. Escriba un nuevo nombre.
   4. Presione ENTRAR.

• Para crear rápidamente un gráfico basado en el tipo de gráfico predeterminado, seleccione los datos que desea utilizar para el gráfico y, a continuación, presione ALT+F1 o F11. Al presionar ALT+F1, el gráfico se muestra como un gráfico incrustado. Al presionar F11, el gráfico aparece en una hoja de gráfico independiente.
• Cuando se crea un gráfico, Excel determina la orientación de la serie de datos en función del número de filas y columnas de hoja de cálculo que contenga el gráfico. Después de crear un gráfico, puede cambiar la forma en que las filas y columnas de la hoja se trazan en el gráfico. Para ello, basta cambiar filas a columnas o viceversa. Para más información, consulte Trazar series de datos de filas o columnas de hoja de cálculo.
• Después de crear un gráfico, puede cambiar rápidamente su tipo para darle un aspecto diferente, o puede seleccionar otro tipo de gráfico para una sola serie de datos, con lo que el gráfico se convierte en un gráfico combinado. Para más información, vea Cambiar el tipo de un gráfico existente.
• Cuando ya no necesite un gráfico, puede eliminarlo. Haga clic en el gráfico para seleccionarlo y presione la tecla SUPRIMIR.

GRÁFICOS INTRODUCCIÓN.

Excel ofrece la posibilidad de trabajar con gráficos en sus hojas de cálculo que nos proporcionarán una visión más clara y gráfica del contenido de las tablas de datos.

Un gráfico en Excel es la representación gráfica de un conjunto de datos de una hoja de cálculo. Podemos crear diferentes tipos de gráficos (barras, columnas, líneas, etc) dependiendo de la información visual que queramos conseguir. Los datos utilizados en su creación, pueden variar y el gráfico se actualizará automáticamente. Estas son las características de alguno de los gráficos más utilizados:

Gráfico de áreas:Representan la evolución de las series a lo largo del tiempo. Muestran el volumen de cada serie y el total acumulado de las mismas.

Gráfico de barras:Comparan las series. El eje X se representa verticalmente y el eje Y horizontalmente. Las barras apiladas (ejemplo) representan la relación de cada punto con el total.

Gráfico de columnas:Representa las series en barras verticales y permite compararlas y analizar las diferencias de valores entre los puntos a través del tiempo. Es un gráfico ideal para observar los datos en un momento de tiempo dado.

Gráfico de líneas:Estudia las tendencias de los valores a lo largo de un período de tiempo, resaltando la velocidad del cambio.

Gráfico bursátil:Especial para representar datos bursátiles. Si se desean representar los valores bursátiles de apertura, máximo, mínimo y cierre, se tienen que seleccionar 4 filas o columnas de datos correspondientes a dichos valores. Es un gráfico ideal para estudiar las fluctuaciones que realizan.

Gráfico circular o de sectores:Representa una sola serie de datos que son analizados y cuyo valor se expresa en porcentaje. Se utilizan también para resaltar algún valor concreto.

Gráfico de anillos:Similar al de sectores, no se limita a una sola serie sino que puede representar tantas como deseemos. Las series son los anillos y, los colores, representan cada categoría.

Gráfico de radar:Cada categoría forma un eje y cada eje sale del punto central. Si existen varias series, todos sus puntos se unirán con una línea. No se podrán intercambiar los valores del orden una vez creado.

Gráfico XY (gráfico de dispersión): Trabajan con dos ejes de valores. Se selecciona la primera columna del rango para los valores de eje X y la segunda para los del eje Y. Se usan para analizar tendencias de los valores a través del tiempo, y sus posibles relaciones entre series.

Gráfico de superficie (3-D): Nos sirve para trabajar con grandes cantidades de datos y su combinación. Inicia mediante colores, las zonas con valores más parecidos.

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AUDITORIA DE FÓRMULAS

Es la tercera sub pestaña de Excel es una aplicacion necesaria para Rastrear, quitar, comprobar,evaluar e inspeccionar las formulas utilizadas en el documento.



4.3.1 Rastrear Precedentes: Muestran flechas que indican que afectan el valor de la celda seleccionada.

4.3.2 Rastrear Dependientes: Muestran flechas que indiquen las celdas afectadas por la celda seleccionada.

4.3.3 Quitar Flechas: Quita las flechas insertadas del resultado de rastrear precedentes y pendientes.

4.3.4Mostrar Formulas: Muestra la formula utilizada en cada celda en vez del valor resultante. Modo Abreviado (Alt+º)

4.3.5Comprobaciòn de Errores: Busca errores comunes en las celdas, y rastrea las celdas que tengan este error.

4.3.6 Evaluar Formula: Evalua la formula de manera individual o parte por parte para depurar el proceso.

4.3.7 Ventana de Inspeccion:Supervisa los valores de las celdas seleccionadas al tiempo que las muestra en una celda contigu

BUSCARV Y BUSCARH

BUSCARV 

La función CONSULTAV es la manera en que Excel nos permite encontrar “una aguja en un pajar”. Esta función nos permite realizar búsquedas verticales en nuestros datos es decir, búsquedas sobre una columna de nuestra hoja.

Ejemplo de la función CONSULTAV=CONSULTAV(D1, A2:B10, 2, FALSO)Argumentos de la función CONSULTAV=CONSULTAV(D1=CONSULTAV(D1, A2:B10=CONSULTAV(D1, A2:B10, 2=CONSULTAV(D1, A2:B10, 2, FALSO)

Supongamos que tenemos una lista de empleados de nuestra compañía en donde la primera columna contiene el número de empleado y la segunda columna es el nombre.

Ahora necesitamos encontrar el nombre de la persona que tiene el número de empleado 45362 ¿Cómo lo hacemos? Lo adivinaste bien, utilizando la función CONSULTAV podemos encontrar el nombre del empleado basados en el número de empleado. Observa la siguiente imagen:

Mi lista de empleados (que es muy pequeña para este ejemplo) se encuentra en el rango A2:B10 y en la celda D1 he colocado el número de empleado que deseo buscar. La fórmula que utilizo para la búsqueda es la siguiente:

La función CONSULTAV tiene cuatro argumentos y los revisaremos a continuación poniendo como ejemplo la fórmula de nuestro ejemplo.

El primer argumento de la función CONSULTAV es el valor que estoy buscando. Ese valor lo puedo indicar directamente en el argumento o puedo indicar una referencia a la celda que lo contiene. En nuestro ejemplo he colocado una referencia  a la celda D1 la cual contiene el número de empleado a buscar.

El segundo argumento de la función es el rango de datos sobre el cual se realizará la búsqueda. Es importante que este rango incluya la columna que deseo obtener como resultado. El rango A2:B10 nos asegura que podremos pedir la función CONSULTAV que nos devuelva el Nombre después de buscar sobre la columna de números de empelado.

El tercer argumento es muy importante, porque indica la columna que Excel regresará como resultado. Nuestro rango de búsqueda (A2:B10) tiene dos columnas,  y al indicar el número 2 en el tercer argumento de la función CONSULTAV, le estaré pidiendo que me devuelva el valor de la columna Nombre que corresponda al número de empleado encontrado.

Es muy importante mencionar que la función CONSULTAV siempre hará la búsqueda sobre la primera columna (de la izquierda) del rango de búsqueda especificado y eso no se puede cambiar. Al haber indicado el rango A2:B10, las búsquedas siempre se realizarán sobre los valores de la columna A.

El cuarto argumento de la función CONSULTAV es un valor booleano es decir, falso o verdadero. El valor FALSO le indica a la función que queremos hacer una búsqueda exacta y es el valor que te recomiendo utilizar siempre.

Ya que el valor buscado se encuentra en la celda D1, bastará con cambiar el valor de dicha celda para que la función haga una nueva búsqueda y nos devuelva el resultado. En la siguiente imagen puedes observar el resultado después de haber cambiado el número de empleado en la celda D1.

BUSCARH

Debemos utilizar la función BUSCARH cuando el valor que estamos buscando se encuentra en una fila de alguna tabla de datos. Por el contrario, la función BUSCARV realiza la búsqueda en una columna.

Sintaxis de la función BUSCARH

• Valor_buscado (obligatorio): El valor que estamos buscando.

• Matriz_buscar_en (obligatorio): El rango que contiene los valores y que debe ser una fila.

• Indicador_filas (obligatorio): El número de fila que contiene el valor que regresará la función.

• Ordenado (opcional): El valor debe ser FALSO si queremos una coincidencia exacta o VERDADERO para una coincidencia aproximada.

Ejemplo de la función BUSCARH=BUSCARH("Paco", B1:D6, 3,FALSO)=BUSCARH("Luis", B1:D6, 3,FALSO)=BUSCARH("Hugo", B1:D6, 5,FALSO)

La función BUSCARH tiene tres argumentos que son los siguientes:

Si la función BUSCARH no encuentra el valor que está siendo buscado regresará el valor de error #N/A.

En la siguiente tabla tengo la información de los artículos que ha vendido cada uno de los vendedores en los últimos meses. Como título de columnas están los nombres de los vendedores y como filas los meses.

Ahora quiero saber los productos vendidos en el mes de Febrero por Paco y para ello puedo utilizar la función BUSCARH de la siguiente manera:

El primer argumento es “Paco” porque es el vendedor que estoy buscando. El segundo argumento contiene todo el rango de datos sin incluir la columna de meses (columna A) porque no me interesa dicha información.

El tercer argumento es el número de fila que deseo que la función BUSCARH regrese como resultado. Ya que la fila con los nombres es la fila uno, entonces la fila para el mes de febrero es la fila número 3.

Finalmente coloca el valor FALSO en el cuarto argumento para indicar que deseo una coincidencia exacta al buscar a Paco. El resultado de esta fórmula es el siguiente:

Si quisiera busca la información del mismo mes para Luis, entonces la función cambiará de argumentos de la siguiente manera:

Si por el contrario quiero conocer los productos vendidos por Hugo en el mes de Abril, entonces la función sería la siguiente:

De esta manera, la función BUSCARH nos permite hacer una búsqueda en una fila (búsqueda horizontal) y encontrar fácilmente el valor requerido.

FUNCIÓN CONTAR, CONTARA, CONTAR SI Y CONTAR. BLANCO.

FUNCIÓN CONTAR.

La función CONTAR cuenta la cantidad de celdas que contienen números y cuenta los números dentro de la lista de argumentos. Use la función CONTAR para obtener la cantidad de entradas en un campo de número de un rango o matriz de números. 

Por ejemplo, puede escribir la siguiente fórmula para contar los números en el rango A1:A20:

=CONTAR(A1:A20)

En este ejemplo, si cinco de las celdas del rango contienen números, el resultado es 5.

Sintaxis.

CONTAR(valor1; [valor2]; ...)

La sintaxis de la función CONTAR tiene los siguientes argumentos:

• valor1    Obligatorio. Primer elemento, referencia de celda o rango en el que desea contar números.
• valor2; ...    Opcional. Hasta 255 elementos, celdas de referencia o rangos adicionales en los que desea contar números.

NOTA: Los argumentos pueden contener o hacer referencia a una variedad de diferentes tipos de datos, pero solo se cuentan los números.

Observaciones.

• Se cuentan argumentos que son números, fechas o una representación de texto de los números (por ejemplo, un número entre comillas, como "1").
• Se tienen en cuenta los valores lógicos y las representaciones textuales de números escritos directamente en la lista de argumentos.
• No se cuentan los argumentos que sean valores de error o texto que no se puedan traducir a números.

FUNCIÓN CONTARÁ.

Cuenta la cantidad de celdas que no están vacías en un intervalo.

Sintaxis

CONTARA(valor1; [valor2]; ...)

La sintaxis de la función CONTARA tiene los siguientes argumentos:

• valor1    Obligatorio. Primer argumento que representa los valores que desea contar.
• valor2; ...    Opcional. Argumentos adicionales que representan los valores que se desea contar, hasta un máximo de 255 argumentos.

Observaciones

• La función CONTARA cuenta las celdas que contienen cualquier tipo de información, incluidos los valores de error y texto vacío (""). Por ejemplo, si el rango contiene una fórmula que devuelve una cadena vacía, la función CONTARA cuenta ese valor. La función CONTARA no cuenta celdas vacías.
• Si no necesita contar valores lógicos, texto o valores de error (en otras palabras, si desea contar solo las celdas que contienen números), use la función CONTAR.

FUNCIÓN CONTAR SI.

Es una de las funciones estadísticas, para contar el número de celdas que cumplen un criterio; por ejemplo, para contar el número de veces que una ciudad determinada aparece en una lista de clientes.

Sintaxis

CONTAR.SI(rango;criterios)

Por ejemplo:

• =CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas")
• =CONTAR.SI(A2:A5;A4)

FUNCIÓN CONTAR.BLANCO

Sintaxis

Cuenta el número de celdas en blanco dentro de un rango.

CONTAR.BLANCO(rango)

La sintaxis de la función CONTAR.BLANCO tiene los siguientes argumentos:

• Rango    Obligatorio. El rango dentro del cual desea contar el número de celdas en blanco.

Observación

También se cuentan las celdas que incluyen fórmulas que devuelven "" (texto vacío). Las celdas que contienen valores cero no se cuentan.

Para ejecutar esta fórmula, debe desactivar el cálculo iterativo. A continuación se describe cómo:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y, después, en Opciones.
2. Haga clic en Fórmulas y, en Opciones de cálculo, desactive la casilla Habilitar cálculo iterativo y haga clic en Aceptar.

FUNCIÓN IZQUIERDA, DERECHA Y EXTRAE EXCEL

IZQUIERDA

Lo que hace esta fórmula, es traernos de una cadena de texto, una parte de la misma, comenzando por el primer caracter de la izquierda y finalizando donde le indiquemos.


Sintaxis:
=IZQUIERDA(Texto; Número de caracteres)

Ejemplo:
Si en la celda A1 tenemos "El Caballo Blanco de San Martín" y en la celda A2 ponemos:
=IZQUIERDA (A1;10)
el resultado será "El Caballo". O sea, las primeras 10 letras de la frase/cadena/texto de A1. 


DERECHA

Es lo mismo que IZQUIERDA, solo que toma como inicio la derecha de la cadena de texto y cuenta hacia la derecha la cantidad de caracteres indicados.

Sintaxis:
=DERECHA(Texto; Número de caracteres)

Ejemplo:
Repitiendo el ejemplo, si en la celda A1 tenemos "El Caballo Blanco de San Martín" y en la celda A2 ponemos:
=DERECHA (A1;10)
el resultado será "San Martín". O sea, las primeras 10 letras de la frase/cadena/texto de A1.

EXTRAE

Funciona igual que las anteriores, solo que extrae texto "del medio" de otro texto. Por lo tanto, necesitamos un dato más: le tenemos que indicar la posición inicial del texto a extraer.

Sintaxis:
=EXTRAE(Texto;Posición Inicial; Número de caracteres)

Ejemplo:
Repitiendo el mismo ejemplo, si en la celda A1 tenemos "El Caballo Blanco de San Martín" y en la celda A2 ponemos:
=EXTRAE (A1;12;6)
el resultado será "Blanco". O sea, comenzará a extraer de la letra 12 (la B, cuenten!) y extraerá 5 letras. El resultado es Blanco!